會議策劃流程:無論是什麼行業(yè)的企業(yè)或單位舉辦會議，不論籌劃此會議的籌劃者經(jīng)驗是否豐富，單純站在舉辦方的立場與角度上看問題，都會面臨各種問題：

　　1:需要做些什麼？

　　會議有各種類型，不同的會議需要不同的環(huán)境，召開會議是要達到一定的目的和目標。因此第一個重要步驟是收集方方面面的信息，通過收集這些信息可以制定出旨在完成手頭眾多工作的計劃。

　　2:誰來籌劃會議？

　　從秘書到公司總裁，每個人多多少少都可能會參與會議的籌劃，只不過有人是專職從事這項工作，有的是兼任此職，此外還有其他職責。無論是專職還是兼職，最終結(jié)果，是使會議順利完成。他們的工作效率代表著主辦單位或公司的工作水平。

　　會議籌劃者的職責：作為會議籌劃者，要負責去做各種各樣的工作。下列的各項工作能反映會議籌劃者這一角色的多面性。

　　*善于與人共事

　　*善于注意小節(jié)

　　*善于解決問題

　　*善于與人協(xié)商

　　*能夠管理會議財務事宜

　　*熟悉酒店運作

　　*能夠安排恰倒好處的菜單

　　*能夠熟練操作電腦

　　*能夠熟練地與視聽服務公司打交道

　　*能妥善接待貴賓和外國客人

　　*熟知各種禮儀

　　*行事果斷、執(zhí)著

　　會議籌劃者的任務：

　　*制定計劃，確定必須要做的事項以滿足會議的需要并達到會議確定的目標

　　*制定會議議程

　　*了解可供使用的場所和設施情況

　　*選擇或提議合適的場所

　　*檢查并比較各項設施

　　*安排交通事宜

　　*協(xié)調(diào)會務工作人員的活動

　　*招收、培訓會務人員和廣告人員

　　*制定可行預算或按既定預算安排有關工作

　　*確定各項工作的時間安排

　　*視察選定的場所和設施

　　*與各有關方面進行接洽（運輸公司、旅行社、視聽服務公司）

　　*確定印刷公司

　　*安排食品、飲料有關事宜

　　*討價還價

　　*同會議發(fā)言人和各位貴賓進行聯(lián)系

　　3:主要會議類型：

　　*銷售會議：一般是為了宣布開始銷售某種產(chǎn)品或銷售期限。例如季度銷售會議，或者是對前一個銷售期間進行總結(jié)和表彰。

　　*年會：可以是公司股東大會，也可能是行業(yè)協(xié)會每年一次的會員大會。

　　*產(chǎn)品發(fā)布會：是為了向?qū)�業(yè)群體和消費者介紹和推廣某一新產(chǎn)品。

　　*研討會：是為了提供信息和討論該信息而舉辦的會議。研討會一般讓與會者相互交流并有意見反饋。

　　*專業(yè)會議：是就某個領域的問題進行討論、咨詢和交流信息而召開的會議。一般包括主會和討論問題、解決問題的小組會議。

　　*獎勵會議：是為了員工分銷商或客戶的出色工作表現(xiàn)進行表彰獎勵。

　　*培訓會議：一般要用至少一天，多則幾周時間開展培訓活動的會議。這類培訓需要有特定的場所，培訓內(nèi)容高度集中，由某個領域的專業(yè)培訓人員教授，而且通過培訓要實現(xiàn)某些目的和目標。

　　4:會議籌劃步驟：

　　目的和目標：確定會議的目的和目標、制定會議議程是會議的重心所在。會議的目標和目的有以下一些：

　　*培訓*通知*教育*探討問題*做決策

　　*引入新事物或介紹新人員

　　*激勵*開發(fā)*展示*促進與改善*解決問題

　　*討論如何贏利*贏利

　　5:在你籌劃一個會議時，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結(jié)果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了：

　　*預計召開會議的日期；

　　*會議預計召開幾天；

　　*打算在什麼地方召開會議；

　　*會議形式或程序是什麼；

　　*需要多大的場地；

　　*以前開過這樣的會議嗎？結(jié)果如何；

　　*將有多少人到會；

　　*會議預算是多少；

　　*與會者對費用開支很在意嗎？

　　*打算選用什麼級別的酒店和設施；

　　*打算選用最高級的房間標準是什麼；

　　*誰來制作會議邀請函；

　　*會議需要向與會者打印相關資料嗎？

　　*會議的發(fā)言人有哪些？

　　*會議需要什麼樣的視聽設備；

　　*需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；

　　*與會者可以攜帶家屬嗎？

　　*打算為與會者安排一些特別活動嗎？打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎？是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎？

　　*有誰來承擔這些活動的費用。

海 南 會 議 接 待 流 程

         一、確定會議主題：

         二、會前準備

        1.會議內(nèi)容（主辦方、承辦方、協(xié)辦方）

        2.會議日程

        3.會議地點

        4.會議酒店

        5.會議手冊

        三，會前準備：秘書組

        1.會議代表出入證，工作牌

        2.會議用臺卡

        3.會議用品清單

        4.人員崗位安排，會前培訓

        5.酒店指示牌

        四、接機組準備

        1.落實航班情況，做好接機牌

        2.整理客人名單，接照先后順序排好

        3.根據(jù)航班抵達時間，提前30分鐘到達機場

        4.從第一班到航班最后一趟，會程無縫對接

        5.車隊與接機工作人員落實停車地點，將客人引導進入停車場；

        6.車隊隊長做好車輛協(xié)調(diào)工作，計劃好航班流量，以及機場到酒店路程所用時間，不能讓客人等太久；

        7.做好無縫對接，不漏接不錯接；

        四、會議報到組

        1.落實好當天到達人數(shù)和時間；

        2.根據(jù)會議代表所需房型落實好酒店用房情況；

        3.與前臺對接，落實當天所用房間數(shù)量，如增加人數(shù)超量，做好應急酒店準備；

        4.做好報到登記，房間登記，禮品發(fā)放，名牌，胸牌，餐票發(fā)放；

        5.落實好餐廳，會議室，用餐，用餐性質(zhì)：圍桌、自助餐，報到時告知用餐和會議樓層；

        6.交待客人會議場地情況；

        7.與前臺對接好入住人數(shù)，房型，匯總表；

        五、會議期間物資組、秘書組工作安排

        1.會議室：場地布置，燈光音響，投影等布置；

        2.會場根據(jù)需求排好桌子，臺卡，主桌，副桌，嘉賓桌；鮮花擺放，會議用本子、筆等所需用品；

        3.秘書組：會議流程，根據(jù)會議性質(zhì)檢查會議之前的準備工作是否落實到位。

        4.秘書組：根據(jù)會議性質(zhì)，做好主持及會議安排工作；

        5.大會結(jié)束后做好分會場討論、展會工作；

        6.用餐時間、地點、主辦方要通知到位（群里通知、報到手冊標明、會議期間通知）；

        7.每個會場有1-2人做為跟會工作人員，做好協(xié)調(diào)應急工作；

        六、會議報到組：

        1.報到時落實好每位客人返程情況；

        2.根據(jù)返程航班做好送機統(tǒng)計表，同時通知車隊；

        3.與酒店做好用房，用餐確認工作；

        4.如有特別嘉賓，需要特別單獨安排專車專人接送；

        七、送機組：根據(jù)航班情況與客人聯(lián)系，做好送機工作；

        八、財務部：根據(jù)酒店消費情況，房間，會議室，餐廳，車隊，各供應商，核對帳單，做好結(jié)算工作。

　　只要告訴我們您對會議的要求，剩下的就由我們來為您服務，我們將會為您提供最明細的會議策劃、最優(yōu)質(zhì)的服務，相信以我們的能力和實力定能讓您此次會議滿意而歸，滿載而歸。